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Arbeiten mit Zwischenresultaten beim Erstellen von Formeln

So können bei Formeln die Zwischenresultate gezeigt werden.

Vorgehen:

  • Bei der Erstellung der Formel benötigen Sie ‚optische‘ ZwischenresultateBeispiel: Geben Sie in die Zelle A1 folgendes ein: =(1+10*5)+500. Anstelle von Enter markieren Sie bitte den Klammerbereich und drücken F9 =Das Resultat 51 wird anstelle von der Rechnung innerhalb der Klammer angezeigt => Zellinhalt =51+500
  • Mit Enter wird das Resultat der ganzen Berechnung (551) in die Zelle übernommen. Im Hintergrund ist die Formel =51+500 gespeichert.
Automatische Formel zum Anzeigen des Dateinamens in Zelle

Um den Dateinamen, inkl. Pfadangaben (z.B. c:datentesttest.xls) in einem Excel – Sheet automatisch anzeigen zu lassen gibt es folgende komfortable Möglichkeit:

Automatische Formel zum Anzeigen des Dateinamens in Zelle

  • Geben Sie in Zelle A1 folgende Formel manuell ein:
  • =ZELLE(„dateiname“) und mit Enter abschliessen
  • Sobald die Datei gespeichert ist wird der Dateiname automatisch in der Zelle A1 angezeigt und aktualisiert.
  • Tipp: Schrift sehr klein wählen, da Pfadbezeichnung manchmal sehr lang sein kann…..

Praxistipp
Sollte der Dateiname beim ersten Mal nicht automatisch aktualisiert werden: F9 (manuelle einmalige Aktualisierung des ganzen Sheets) drücken (zudem muss für einen Dateinamen die Datei bereits unter einem bestimmten Namen gespeichert sein, also nicht einfach ein neues Dokument). Die nächsten Male klappts garantiert!

Diagramm ohne Daten drucken

Vorgehen:

  • Sie haben Ihre graphische Aufbereitung der Zahlen, das Diagramm, unterhalb der Werte eingefügt und drucken dies in der Regel auch gemeinsam auf ein A4-Blatt aus (oben Zahlen, unten Diagramm).
  • Jetzt benötigen Sie das Diagramm für einen Vortrag 1x auf Foliengrösse A4 und Querformat. Es lohnt sich nicht, diese Formate (Vergrösserung/Ränder/einezelnes Arbeitsblatt, etc.) in Excel entsprechend zu definieren. Denn Excel stellt für diesen Fall eine ‚versteckte‘ Option zur Verfügung:
  • Das Diagramm aktivieren => 1x anklicken.
  • Mit Datei Drucken oder über das Druckersymbol den Druckjob starten. Das Diagramm wird so automatisch auf A4 Querformat vergrössert (ideal für Präsentationen mit Folien) und ohne die Zahlen ausgedruckt.

Hinweis
Benötigen Sie für den nächsten Ausdruck wieder Zahlen und Diagramm gemeinsam? Mit der Maus neben das Diagramm klicken und Datei Drucken wählen => der Ausdruck erfolgt im gespeichterten festgelegten gewohnten Format mit den Zahlen und dem Diagramm (Kein ‚Rückgängig-Machen‘ oder keine Anpassungen des Papieformats sind nötig)

Einfügen aus der Zwischenablage (Bsp. Excel)

Bearbeiten / Kopieren haben Sie sicher des öfteren schon angewendet. In den Office-Anwendungen ist es auch möglich, detailliert zu unterscheiden, wie oder was genau aus der Zwischenablage eingefügt werden soll.


Hier ein konkretes Beispiel mit dem Programm Excel

  • Geben Sie in Zelle A1 den Betrag 500 ein und weisen Sie ihm eine blaue Schriftfarbe, einen Rahmen und das Zahlenformat sFr. zu.
  • Geben Sie einen Kommentar in Zelle A1 ein. Wählen Sie dazu: Einfügen / Kommentar und tippen Sie ins Fenster Tipp des Monats.
  • Kopieren Sie die Zelle A1 in die Zwischenablage (Bearbeiten/Kopieren)
  • Klicken Sie in die Zelle A2 und testen Sie folgende Einfüge-Möglichkeiten:

Bearbeiten / Inhalte einfügen ->

  • ALLES: Fügt exakt den Inhalt von Zelle A1 ein mit allen Formatierungen ein
  • FORMELN: Wäre statt einer Zahl eine Formel in Zelle A1 hinterlegt, wird nur die Formel, nicht aber die Zahl eingefügt
  • WERTE: Fügt nur den Wert ein, z.B. also das Ergebnis einer Formel. In unserem Beispiel die Zahl 500 ohne Formate
  • FORMATE: Fügt nur die Formatierung ein. In unserem Beispiel ist dies, Schriftfarbe blau, Rahmen und das Zahlenformat sFr, nicht aber den Wert 500
  • GÜLTIGKEIT: Ist in Zelle A1 eine Gültigkeitsregel hinterlegt (Daten / Gültigkeitsregel) wird nur diese Regel übertragen
  • KOMMENTARE: Kopiert nur den optionalen Kommentar. In unserem Beispiel wird der Kommentar „Tipp des Monats“, aber nicht die Zahl 500, eingefügt.
Einzelne Bereiche der Excel - Tabelle drucken

ätten Sie auch schon oft aus einer Tabelle einzelne Bereiche je auf ein einzelnes A4-Blatt drucken müssen? Selbstverständlich ist das möglich, indem man den Druckbereich definiert (Markieren und Datei/Druckbereich festlegen) und anschliessend ausdruckt.


Einzelne Bereiche der Excel – Tabelle drucken
Hier zeigen wir Ihnen eine etwas kürzere Variante, vorallem dann, wenn die Druckbereiche immer gleich bleiben, und nur die Inhalte wechseln.

Vorgehen:

  1. Legen Sie einmalig für jeden einzelnen zu druckenden Bereich einen Namen fest. Beispiel: Zelle A1:C15 soll auf eine Seite gedruckt werden Markieren und Name ‚Text 1‘ eingeben (links von der Formelzeile, vermutlich steht da jetzt A1) Zelle C20:F25 soll auf eine Seite gedruckt werden Markieren und Name ‚Text 2‘ eingeben (links von der Formelzeile, vermutlich steht da jetzt C20)
  2. Für jeden einzeln zu druckenden Bereich Vorgang unter Punkt 1 wiederholen. Die Namen werden automatisch mit der Tabelle gespeichert.
  3. Ausdrucken: bevor Sie ins Menü Datei/Drucken wechseln, mit dem Dropdown – Namenfeld den entsprechenden Bereichsnamen auswählen =>Bereich wird automatisch markiert. Jetzt Datei/Drucken und links unten Drucken Markierung wählen!
  4. Für jeden zu druckenden Bereich muss so nur zuerst in der Tabelle der Name ausgewählt werden und schon kann über die Option Markierung gedruckt werden. Praktisch nicht?
Hyperlinks zu Textmarken setzen

Vorgehen:

  1. Definieren Sie an der gewünschten Textstelle, zu der der Hyperlink automatisch wechseln soll, eine Textmarke Textmarken einfügen: Einfügen Textmarke und Name (z.B. T1) eingeben
  2. Wechseln Sie zu der Ausgangsposition im Dokument und markieren Sie das Wort, das mit dem Hyperlink hinterlegt werden soll.
  3. Wählen Sie: Einfügen / Hyperlink und klicken Sie Textmarke an (rechts unten).
  4. Ein neues Fenster wird geöffnet. Hier wählen Sie den entsprechenden Textmarken-Namen an. In unserem Beispiel: Doppelklick auf T1
  5. Schliessen Sie das Fenster mit OK
  6. Fertig! Der Hyperlink ist hinterlegt => klicken Sie jetzt mit der Maus auf das Wort, wechselt die Ansicht automatisch zu der Stelle mit der Textmarke T1.

Hinweis
Um das Format des Wortes mit dem hinterlegten Hyperlink zu wechseln, muss die Formatvorlage geändert werden.

Markieren und bearbeiten von mehreren unabhängigen Zellen

Sie möchten auf einem Excel-Sheet verteilt mehreren Zellen das gleiche Format zuweisen


Markieren und bearbeiten von mehreren unabhängigen Zellen
Vorgehen:

  1. Markieren Sie die einzelnen Zellen, die das neue Format erhalten sollen mit der CTRL-Taste.
  2. Um eine ganze Zeile mit zumarkieren klicken Sie mit gedrückter CTRL-Taste in die Zeilennummer am linken Bildschirmrand
  3. Um eine ganze Spalte mit zumarkieren klicken sie mit gedrückter CTRL-Taste in den Spaltenbuchstaben am oberen Sheet-Rand (z.B. A)
  4. Sobald alle gewünschten Felder schwarz markiert sind (Achtung: das letzte ange- klickte bleibt weiss) können Sie die gewünschte Formatierung einmal einstellen.
  5. Fertig: wenn Sie jetzt ohne CTRL in ein Feld klicken, verschwindet die Markierung und die neue Formatierung wird sichtbar.
Trick zum Schnellen Kopieren von Seiteneinstellungen

Alle Einstellungen des Menüs: Datei/Seite einrichten, wie z.B. Seiteneinstellungen (A4 hoch, A4 quer), Zoomansicht für Ausdruck, Kopf- und Fusszeilentexte, etc. lassen sich durch folgenden Trick ganz einfach von einem Tabellenblatt auf ein anderes übertragen:


Trick zum Schnellen Kopieren von Seiteneinstellungen
Vorgehen:

  1. Aktivieren Sie das Tabellenblatt mit den gewünschten Einstellungen durch 1x Anklicken Sie haben in diesem Tabellenblatt, z.B. eine Fuss- und Kopfzeile eingegeben sowie die Randeinstellungen des A4 Querformates umgestellt. All diese Einstellungen können mit folgendem Trick auf weitere Tabellenblätter übernommen werden:
  2. Markieren Sie das ganze Tabellenblatt (Klick auf Rechteck links von A und oberhalb von der Zahl 1)
  3. Drücken Sie jetzt die Shift-Taste (bis am Schluss gedrückt halten) und aktivieren Sie das neue Tabellenblatt (das die Einstellungen erhalten soll)
  4. Bei immer noch gedrückter Shift-Taste wählen Sie jetzt Datei/Seite einrichten und klicken hier nur auf OK = FERTIG!
  5. Um die Gruppierung der Tabellenblätter aufzuheben, klicken Sie wie gewohnt mit der rechten Maustaste in ein Tabellenblatt und wählen Gruppierung aufheben

Hinweis
Mit dieser Aktion kopiert Excel alle Grundeinstellungen der Drucksteuerung und Seiteneinrichtung vom ursprünglichen Tabellenblatt (1.) auf absolut schnellste Weise in das neue Tabellenblatt. Einfach genial und zeitsparend, nicht?

Zeitberechnungen mit Minus-Stunden

Sie erstellen in Excel eine Zeiterfassung für die tägliche Arbeitszeiterfassung. Das Tabellenblatt enthält je eine Spalte Start und Ende der Arbeitszeit Vormittag und Nachmittag. Eine fünfte Spalte berechnet die Differenz zwischen Soll-Arbeitszeit pro Tag und effektiver Arbeitszeit.


Problematik:


Sobald die Soll-Arbeitszeit nicht erreicht wird, es also in der fünften Spalte einen Minuswert als Resultat gibt, rechnet Excel nicht in jedem Fall richtig (meistens erscheint ein Formelfehler).

Vorgehen:

  1. Damit es funktioniert: Erstellen sie die Zeiterfassung in Ihrer Tabelle (Datei – Erweitert- Berechnen)
  2. Wählen Sie am Schluss Extras Optionen und aktivieren Sie das Register Berechnung
  3. Aktivieren Sie unter der Rubrik Arbeitsmappe die Option: 1904-Datumswerte und bestätigen Sie mit OK

Hinweis
Durch diese aktivierte Option lassen sich, mit eingestelltem Zell-Zahlenformat Stunde, in einer Formel auch Stunden addieren, deren Summe grösser als 24h ist. Ist die Option deaktivert erscheint bei einem Summenresultat von 25h, die Zahl 1.