Tipps und Tricks
Outlook
Office-Dateien zu Kontakten verknüpfen
Arbeiten Sie mit den Outlook-Kontaktadressen? Wenn ja, es gibt eine einfache Möglichkeit erstellte Dokumente für einen Kunden, z.B. Offerten, Rechnungen, etc. automatisch mit der Kundenadresse zu verknüpfen, zu verbinden.
Dies erleichtert Ihnen das oft zeitaufwendige Suchen von gespeicherten Dateien
Vorgehen:
- Office-Dokument Word/Excel/etc. ganz normal speichern
- Starten Sie Outlook und wechseln Sie zu den Kontakten
- Wählen Sie einen Kunden mit Doppelklick aus und positionieren Sie den Cursor ins grosse Textfeld.
- Einfügen Datei öffnet die Ansicht des Arbeitsplatzes. Sie können jetzt Ihr Offertdokument, welches Sie diesem Kunden zuordnen möchten suchen und mit
- Einfügen als Verknüpfung einfügen (wichtig!! mit Pfeil rechts von Einfügen als Verknüpfung auswählen) dem Kontakt zuordnen. Es erscheint ein entsprechendes Verknüpfungs-Symbol von Word/Excel etc. im weissen Textfeld.
- Mit Doppelklick auf dieses Symbol kann die Offerte später rasch und sehr effizient – ohne langes Suchen in div. Verzeichnissen – von seinem Original Speicherort aus gestartet werden.
- Wählen Sie nur Einfügen ohne Verknüfung einfügen, wird das Dokument mit dem aktuellen Stand eingefügt und bei einer allfälligen späteren Änderung in Ihrem Outlook nicht aktualisiert.
Hinweis
Es können auch Links, resp. Verbindungen innerhalb von Outlook hergestellt werden. In der Praxis ist es oft von Vorteil, wenn ein wichtiges Kundenmail direkt dem Kontakt/Kunde zugeordnet wird. Vorgehen wie oben beschrieben. Unterschied: wählen Sie statt Einfügen Datei, Einfügen Element und bestimmen Sie das Mail das mit der Adresse verknüpft werden soll.