Word Vorlagen

Office Dokumente wie klassische Briefe, Lieferscheine, Berichte, Konzepte, Protokolle und viele mehr. Sie alle gehören zu unserem ‚Word-Alltag‘ ebenso wie Formulare, Bilder, Tabellen und Objekte. 

– Nur arbeiten wir effizient mit den Word Vorlagen?
– Setzen wir überhaupt Vorlagen ein in Word – oder sind es doch eher Dokumente?
– Welcher Vorteil bringt mir eine Word Vorlage wirklich in der Praxis?
– und wie kann ich bereits ab 3 Personen in meinem KMU Kosten sparen wenn ich eine Vorlage einsetze?

Fragen gibt es viele – Antwort nur eine. Mitarbeitende werden mit dem Einsatz von professionell aufgebauten Vorlagen, wesentlich produktiver und effizienter. Das Suchen von alten Dokumenten sowie das Richtigstellen von „verschobenen oder falschen“ Dokumenten-Layouts, Formaten, Positionierungen gehört der Vergangenheit an. 

Arbeiten mit Word Vorlagen – klare Vorteile in Stichworten sind: 

– unternehmensweites sichergestelltes einheitliches Corporate Design
– unterschiedliche Standorte, unterschiedliche Kontaktpersonen und Unterschriften => 1 Briefvorlage für Gesamtunternehmung
– das Logo ist immer in der richtigen Grösse und in der vorgesehenen Qualität unveränderbar am richtigen Ort platziert
– Absenderangaben wie Unterschriften und Kontaktperson sind ausserhalb der Vorlage gespeichert
– Sprachdefinition integrieren bei mehrsprachiger Korrespondenz
– Druckoptimierung, dank professioneller Logointegration Briefpapier sparen – Kosten sparen
– PDF Integration: auf Knopfdruck wird das Dokument in ein Mail Attachement in PDF Format eingefügt
– 1 Briefvorlage für Gesamtunternehmung – tiefe Wartungskosten

Eine aufwändige Schulung ist selten explizit für die Vorlage notwendig. In der Praxis oft verbunden mit Tipps und Tricks für die aktuelle Word Umgebung aber in unserer Praxis oft üblich. 

PowerPoint Vorlagen

Präsentation in PowerPoint bilden eine Visitenkarte jedes Unternehmens. Präsentationen werden dem Publikum präsentiert oder als Dokumentation verteilt. Statistische Werte belegen, dass PowerPoint von den Mitarbeitenden befragter Unternehmen, die am wenigsten vertraute und genutzte Applikation der Microsoft Palette ist. 

Um so wichtiger ist es, eine tolle und professionelle Präsentationsvorlage mit cleveren Musterfolien zur direkten Verwendung zentral und einfach in der Bedienung zur Verfügung zu stellen.

Viele Praxisbeispiele und Präsentationen für KMU und Grosskonzerne haben wir in unserer OfficeCare Zeit professionell erstellt. Dabei scheinen die folgenden Eckpunkte / Fragestellungen elementar wichtig:

– macht es Sinn Mitarbeitende zu PowerPoint Profis auszubilden, für dass diese das Gelernte 1x pro Quartal (Schulung) anwenden?
– ist es mir als Verantwortlicher wichtig, dass Schriftbilder und Logo farbecht und für eine Fehlmanipulation geschützt sind?
– wollen wir aus Sicht der Unternehmung sicherstellen, dass effektive Werte der Unternehmung verwendet werden (Grösse, Zahlen)
– ist es sinnvoll clevere Musterfolien in einer Content-Form zur Verfügung zu stellen? (für Leitbild, Unternehmenszahlen, etc.)

Bilder sagen mehr als Worte – Präsentationen ohne Bilder sind kaum vorstellbar. „Bilddatenbanken, resp. sgn. Bildcontainer“ helfen dem Präsentationsersteller Zeit zu sparen, effektive Unternehmensbilder in richtiger Qualität und Grösse sofort und ohne grosse Suche für die Präsentation verfügbar zu wissen. 

Excel Vorlagen

Das Arbeiten in Excel ist vielfältig. Von der einfachen Formel bis hin zu komplexen Pivot Tabellen und Query-Auswertungen. Alles ist möglich. Deshalb ist der Bau einer effizienten und unternehmensweit einsetzbarer umfangreichen Vorlage oft fast unmöglich.

Keep it simple – but do it – in der Praxis bewährt sich eine professionelle Vorlage: 

– Logo am richtigen Ort positioniert und fixiert
– Standardschrift des Unternehmens fix hinterlegt
– Farbdesign für Diagramme und Auswertungen definieren und hinterlegen
– Standardauswertungen analysieren und vorgeben
– Kopf- und Fusszeilenbereiche mit Seitenzahlen, Druckdatum und Ersteller für einheitliches Erscheinungsbild aller Excel Tabellen

Office 365 Vorlagen 

Vorlagen für SharePoint oder Office Online. Word, PowerPoint und Excel siehe oben.