Powerpoint

Arbeiten mit Zwischenresultaten beim Erstellen von Formeln

So können bei Formeln die Zwischenresultate gezeigt werden.

Vorgehen:

  • Bei der Erstellung der Formel benötigen Sie ‚optische‘ ZwischenresultateBeispiel: Geben Sie in die Zelle A1 folgendes ein: =(1+10*5)+500. Anstelle von Enter markieren Sie bitte den Klammerbereich und drücken F9 =Das Resultat 51 wird anstelle von der Rechnung innerhalb der Klammer angezeigt => Zellinhalt =51+500
  • Mit Enter wird das Resultat der ganzen Berechnung (551) in die Zelle übernommen. Im Hintergrund ist die Formel =51+500 gespeichert.
Aus Spalten werden Zeilen ....

Sicher ist es jedem schon passiert, dass das vorhandene Zahlenformat in Spaltenform statt Zeilenform zur Verfügung steht. Hier beschreiben wir, wie das lästige Abtippen (!) oder mühsame Kopieren umgangen werden kann und Spalten praktisch per Klick in Zeilen ‚umgewandelt‘ werden können.


Aus Spalten werden Zeilen ….

Januar
Februar
März

Soll zu

Januar Februar März

werden.

Vorgehen:

  • Markieren Sie alle Zellen (Inhalte) in der Spalte, die Sie in eine Zeile umwandeln möchten
  • Wählen Sie Bearbeiten Kopieren
  • Bestimmen Sie den Einfügebereich, indem Sie in die erste Zelle klicken (im Beispiel in die Zelle, in der dann Januar stehen soll). Der Einfügebereich darf sich nicht mit dem Kopierbereich überschneiden!
  • Wählen Sie Bearbeiten Inhalte einfügen und….
  • Wählen Sie Transponieren

Hinweis
Das Ganze funktioniert auch in umgekehrter Richtung = aus Zeilen werden Spalten

Automatische Formel zum Anzeigen des Dateinamens in Zelle

Um den Dateinamen, inkl. Pfadangaben (z.B. c:datentesttest.xls) in einem Excel – Sheet automatisch anzeigen zu lassen gibt es folgende komfortable Möglichkeit:

Automatische Formel zum Anzeigen des Dateinamens in Zelle

  • Geben Sie in Zelle A1 folgende Formel manuell ein:
  • =ZELLE(„dateiname“) und mit Enter abschliessen
  • Sobald die Datei gespeichert ist wird der Dateiname automatisch in der Zelle A1 angezeigt und aktualisiert.
  • Tipp: Schrift sehr klein wählen, da Pfadbezeichnung manchmal sehr lang sein kann…..

Praxistipp
Sollte der Dateiname beim ersten Mal nicht automatisch aktualisiert werden: F9 (manuelle einmalige Aktualisierung des ganzen Sheets) drücken (zudem muss für einen Dateinamen die Datei bereits unter einem bestimmten Namen gespeichert sein, also nicht einfach ein neues Dokument). Die nächsten Male klappts garantiert!

Betriebssystem Windows 7

Werbung für Windows 10 entfernen

Der Benutzer stört sich ständig an der Werbung für das Umstellen auf Windows 10? Mit einigen Schritten kann der Benutzer die Werbung entfernen.

Untern rechts bei der Taskleiste bekommt der Benutzer, die Benachrichtigung das ein Update auf Windows 10 verfügbar wäre.

Verantwortlich für die Werbung ist das installierte Windows-Update mit der Bezeichnung KB3035583. Der Benutzer kann diese Meldung deaktivieren in dem er das Update entfernt.

  • Windows Updates Verzeichnis unter Systemsteuerung/Windows Update starten
  • Installierte Updates auswählen
  • Im Suchfeld oben recht das gewünschte Update eingeben „KB3035583“
  • Update auswählen
  • Auf Deinstallieren klicken
  • PC Neustarten
  • Zu Windows Update zurückkehren
  • Update nochmal suchen
  • Deaktivieren
  • Rechte Mausklick auf Update und auf ausblenden klicken
  • Meldung verschwindet nun

Programme per Shortcut öffnen

Ein Programm öffnet man normalerweise mit einem Doppelklick, jedoch gibt es einen schnelleren und effektiveren Weg, nämlich mit Shortcuts. Um ein solchen Shortcut einem Programm zuzuweisen, klickt man mit der rechten Maustaste auf das Programm und wählt im Kontextmenu der Punkt Eigenschaften aus. Mit den Taste F1 bis F12 kann der User nun den Shortcut für das Programm auswählen.

Die besten Tipps für Shortcuts

„Win“ + „Leertaste“ Alle Fenster erscheinen jetzt transparent.

„Win“ + „Pfeil unten“ Dient zum Minimieren oder Wiederherstellen.

„Win“ + „Pfeil oben“ Damit maximieren Sie ein Fenster am Bildschirm.

„Win“ + Shift“ + „Pfeil rechts“ Mit dieser Tastenkombination wird das Bild auf den rechten Monitor verschoben.

„Win“ + „P“ Die Optionen für den zweiten Monitor erscheinen.

„Win“ + „X“ Diese Tastenkombination zeigt das Mobilitätscenter.

„Win“ + „+“ Damit vergrößern Sie die Bildschirmansicht.

„Win“ + „-“ Und hiermit wird die Bildschirmansicht verkleinert.

Webseiten mit Funktionstasten öffnen

Genauso, wie der Benutzer in einem beliebigen Programm Funktionstasten zum schnellen Starten zuweisen kann, ist dies auch für das Abrufen von Internetseiten möglich. Zum Erstellen der entsprechenden Tastenkürzel benötigen der Benutzer allerdings den Internet Explorer. Um diese Tasten anschliessend zu nutzen, kann der Benutzer jedoch jeden anderen Browser verwenden.

Den Internetexplorer öffnen und im Menu den Punkt „Favoriten/Zu Favoriten hinzufügen/Hinzufügen“ auswählen. Den neuen Favoriten öffnen und mit der rechten Maustaste anklicken. Im Kontextmenü die Option „Eigenschaften“ auswählen. Im nächsten Fenster weist der Benutzer der Internetseite im Eingabefeld „Tastenkombination“, die gewünschte Tastenkombination zu.

Dateien verwalten ohne Explorer

In allen Office Programmen besteht alternativ zum Explorer eine schnelle Möglichkeit Dateien direkt im Dialogfenster Öffnen zu verwalten. Dies ist für einfache Aktionen (wie Löschen, Umbenennen, Kopieren, etc.) oft eine schnellere, effizientere und ‚übersichtlichere‘ Variante als mit dem evtl. nicht so vertrauten Explorer.


Dateien verwalten ohne Explorer
Vorgehen:

  • Starten Sie z.B. Word und öffnen Sie über Datei Öffnen das Dialogfenster ÖFFNEN.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Kontextmenü) auf eine gespeicherte Datei
  • Im Kontextmenü können Sie jetzt zwischen den Funktionen Umbenennen, Kopieren, Löschen, etc. etc. wählen. Achtung: Bennen Sie eine Datei um, ist es sehr wichtig die Endung (in Word: .doc) nicht zu löschen oder umzubenennen. Ansonsten erhalten Sie beim nächsten Laden der Datei eine Fehlermeldung.
  • Mit der Funktion Senden An, 3.5″ Diskette A: können sie sich ganz schnell und einfach eine Sicherungskopie auf eine Diskette erstellenODER
  • Falls Sie ein Virenschutzprogramm installiert haben (z.B. Norton) erscheint die Option: Mit Norton AntiVirus prüfen im Kontextmenü. Durch Klick können Sie so eine einzelne Datei vor dem Öffnen auf Viren prüfen (vorallem ab Diskette!)

Hinweis
Es besteht kein Unterschied ob eine Datei im Explorer oder über das Dialogfenster Datei Öffnen z.B. gelöscht oder umbenennt wird.

Diagramm ohne Daten drucken

Vorgehen:

  • Sie haben Ihre graphische Aufbereitung der Zahlen, das Diagramm, unterhalb der Werte eingefügt und drucken dies in der Regel auch gemeinsam auf ein A4-Blatt aus (oben Zahlen, unten Diagramm).
  • Jetzt benötigen Sie das Diagramm für einen Vortrag 1x auf Foliengrösse A4 und Querformat. Es lohnt sich nicht, diese Formate (Vergrösserung/Ränder/einezelnes Arbeitsblatt, etc.) in Excel entsprechend zu definieren. Denn Excel stellt für diesen Fall eine ‚versteckte‘ Option zur Verfügung:
  • Das Diagramm aktivieren => 1x anklicken.
  • Mit Datei Drucken oder über das Druckersymbol den Druckjob starten. Das Diagramm wird so automatisch auf A4 Querformat vergrössert (ideal für Präsentationen mit Folien) und ohne die Zahlen ausgedruckt.

Hinweis
Benötigen Sie für den nächsten Ausdruck wieder Zahlen und Diagramm gemeinsam? Mit der Maus neben das Diagramm klicken und Datei Drucken wählen => der Ausdruck erfolgt im gespeichterten festgelegten gewohnten Format mit den Zahlen und dem Diagramm (Kein ‚Rückgängig-Machen‘ oder keine Anpassungen des Papieformats sind nötig)

Einfügen aus der Zwischenablage (Bsp. Excel)

Bearbeiten / Kopieren haben Sie sicher des öfteren schon angewendet. In den Office-Anwendungen ist es auch möglich, detailliert zu unterscheiden, wie oder was genau aus der Zwischenablage eingefügt werden soll.


Hier ein konkretes Beispiel mit dem Programm Excel

  • Geben Sie in Zelle A1 den Betrag 500 ein und weisen Sie ihm eine blaue Schriftfarbe, einen Rahmen und das Zahlenformat sFr. zu.
  • Geben Sie einen Kommentar in Zelle A1 ein. Wählen Sie dazu: Einfügen / Kommentar und tippen Sie ins Fenster Tipp des Monats.
  • Kopieren Sie die Zelle A1 in die Zwischenablage (Bearbeiten/Kopieren)
  • Klicken Sie in die Zelle A2 und testen Sie folgende Einfüge-Möglichkeiten:

Bearbeiten / Inhalte einfügen ->

  • ALLES: Fügt exakt den Inhalt von Zelle A1 ein mit allen Formatierungen ein
  • FORMELN: Wäre statt einer Zahl eine Formel in Zelle A1 hinterlegt, wird nur die Formel, nicht aber die Zahl eingefügt
  • WERTE: Fügt nur den Wert ein, z.B. also das Ergebnis einer Formel. In unserem Beispiel die Zahl 500 ohne Formate
  • FORMATE: Fügt nur die Formatierung ein. In unserem Beispiel ist dies, Schriftfarbe blau, Rahmen und das Zahlenformat sFr, nicht aber den Wert 500
  • GÜLTIGKEIT: Ist in Zelle A1 eine Gültigkeitsregel hinterlegt (Daten / Gültigkeitsregel) wird nur diese Regel übertragen
  • KOMMENTARE: Kopiert nur den optionalen Kommentar. In unserem Beispiel wird der Kommentar „Tipp des Monats“, aber nicht die Zahl 500, eingefügt.
Einfügen eines Word-Dokuments in ein anderes.

Vorgehen:

  1. Markieren Sie im Windows-Explorer oder auf Ihrem Desktop das einzufügende Dokument (irgendeineWorddatei.doc).
  2. Drücken Sie CTRL-C auf Ihrer Tatstatur um das markierte Dokument zu kopieren. Der vollständige Inhalt der Datei wird in die Zwischenablage kopiert.
  3. Öffnen Sie in Microsoft Word ein Dokument und positionieren den Cursor an der Stelle, an welcher der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll.
  4. Drücken Sie CTRL-V um das kopierte Dokument einzufügen.
  5. Fertig! Sie haben nun ein beliebiges Dokument in ein anderes kopiert.
Einstellung Internet Explorer bezüglich Webgalerie

Kompatibilitätsansicht hinzufügen damit Webgalerie richtig angezeigt werden.


Webgalerien Internet Explorer

Viele verschiedene Browser haben eigene Einstellung bezüglich dem Kompatibilitätsmodus. Sodass beim Browser Google Chrome die Galerie richtig angezeigt wird und beim Internet Explorer nicht.

Einstellung der Kompatibilitätsansicht

  • Oben rechts auf Einstellung klicken
  • Einstellung der Kompatibilitätsansicht auswählen
  • Im Fenster auf Hinzufügen drücken
  • Mit Schliessen beenden
  • Browser neu laden


Somit wird die Webgalerie richtig angezeigt und die Bilder werden nicht mehr abgeschnitten angezeigt.

Einzelne Bereiche der Excel - Tabelle drucken

ätten Sie auch schon oft aus einer Tabelle einzelne Bereiche je auf ein einzelnes A4-Blatt drucken müssen? Selbstverständlich ist das möglich, indem man den Druckbereich definiert (Markieren und Datei/Druckbereich festlegen) und anschliessend ausdruckt.


Einzelne Bereiche der Excel – Tabelle drucken
Hier zeigen wir Ihnen eine etwas kürzere Variante, vorallem dann, wenn die Druckbereiche immer gleich bleiben, und nur die Inhalte wechseln.

Vorgehen:

  1. Legen Sie einmalig für jeden einzelnen zu druckenden Bereich einen Namen fest. Beispiel: Zelle A1:C15 soll auf eine Seite gedruckt werden Markieren und Name ‚Text 1‘ eingeben (links von der Formelzeile, vermutlich steht da jetzt A1) Zelle C20:F25 soll auf eine Seite gedruckt werden Markieren und Name ‚Text 2‘ eingeben (links von der Formelzeile, vermutlich steht da jetzt C20)
  2. Für jeden einzeln zu druckenden Bereich Vorgang unter Punkt 1 wiederholen. Die Namen werden automatisch mit der Tabelle gespeichert.
  3. Ausdrucken: bevor Sie ins Menü Datei/Drucken wechseln, mit dem Dropdown – Namenfeld den entsprechenden Bereichsnamen auswählen =>Bereich wird automatisch markiert. Jetzt Datei/Drucken und links unten Drucken Markierung wählen!
  4. Für jeden zu druckenden Bereich muss so nur zuerst in der Tabelle der Name ausgewählt werden und schon kann über die Option Markierung gedruckt werden. Praktisch nicht?
Hyperlinks zu Textmarken setzen

Vorgehen:

  1. Definieren Sie an der gewünschten Textstelle, zu der der Hyperlink automatisch wechseln soll, eine Textmarke Textmarken einfügen: Einfügen Textmarke und Name (z.B. T1) eingeben
  2. Wechseln Sie zu der Ausgangsposition im Dokument und markieren Sie das Wort, das mit dem Hyperlink hinterlegt werden soll.
  3. Wählen Sie: Einfügen / Hyperlink und klicken Sie Textmarke an (rechts unten).
  4. Ein neues Fenster wird geöffnet. Hier wählen Sie den entsprechenden Textmarken-Namen an. In unserem Beispiel: Doppelklick auf T1
  5. Schliessen Sie das Fenster mit OK
  6. Fertig! Der Hyperlink ist hinterlegt => klicken Sie jetzt mit der Maus auf das Wort, wechselt die Ansicht automatisch zu der Stelle mit der Textmarke T1.

Hinweis
Um das Format des Wortes mit dem hinterlegten Hyperlink zu wechseln, muss die Formatvorlage geändert werden.

Kurztasten-Tipps zum effizienten Arbeiten mit langen Dokumenten

Kurztasten-Tipps zum effizienten Arbeiten mit langen Dokumenten

Kurzbefehle ohne Maus
Vorgehen:

  • Eine bestimmte Seite anspringen: F5 und Seitenzahl eingeben =>Fertig!
  • Rechtschreibeprüfung starten: F7
  • Synonymwörterbuch (Thesaurus) starten: Shift – F7
  • Suchen eines bestimmten Wortes: CTRL – F
  • Ersetzen eines Wortes durch ein anderes: CTRL – H
  • Speichern des Dokumentes: CTRL – S
  • Alle Formatierungen in einer Markierung löschen: CTRL – Shift – N dieser Shortcut stellt den Text der Markierung auf Standard (N=Normal) zurück. Alle Einzüge, Tabulatoren, Formate inkl. Rahmen, etc. werden zurückgestellt! unser TIPP: probieren Sie diesen Shortcut sofort aus: Sie sparen viel Zeit und vorallem auch NERVEN im Korrigieren von Dokumenten!

Hinweis
Die Funktionstastenkombinationen (F1-F12 in Verbindung mit der ALT- oder SHIFT-Taste), die in früheren Office-Versionen funktionierten, funktionieren ab Office2000 nur noch teilweise. Es empfiehlt sich beim Einsatz der Tastenkürzel auf die Shortcuts (z.B. CTRL-SHIFT-F, CTRL-H etc.) ‚umzusteigen‘.

Löschen des Formats von Hyperlinks (blau und unterstrichen)

Ändern der Formatvorlage Hyperlink
Vorgehen:

  1. Jedem Hyperlink, z.B. c.luescher-at-.officecare.ch wird standardmässig automatisch das Format blaue Schriftfarbe und Unterstrichen zugewiesen. Um diese Formatierung zu ändern muss die Standardformatvorlage angepasst werden.
  2. Geben Sie einen Hyperlink in den Text ein und markieren Sie diesen. Wählen Sie FORMAT / FORMATVORLAGE und klicken Sie auf der linken Seite auf Hyperlink.
  3. Klicken Sie unten auf den BEARBEITEN und dann auf FORMAT / ZEICHEN
  4. Wechseln Sie bei Unterstreichung auf OHNE und bei Schriftfarbe auf Automatisch.
  5. Damit die Änderung auch in neuen Dokumenten wirksam ist, aktivieren Sie die Box Zur Dokumentvorlage hinzufügen. Dann OK wählen.
  6. Fertig: bei der nächsten Eingabe eines Hyperlinks wird die jetzt definierter Standardschrift verwendet.

Hinweis
Formatvorlagen werden – falls keine anderen Angaben gemacht werden – immer in der Vorlage NORMAL.DOT gespeichert. Tipp: Vor dem Abändern von Formatvorlagen eine Sicherungskopie der Original Normal.dot anfertigen.

Markieren und bearbeiten von mehreren unabhängigen Zellen

Sie möchten auf einem Excel-Sheet verteilt mehreren Zellen das gleiche Format zuweisen


Markieren und bearbeiten von mehreren unabhängigen Zellen
Vorgehen:

  1. Markieren Sie die einzelnen Zellen, die das neue Format erhalten sollen mit der CTRL-Taste.
  2. Um eine ganze Zeile mit zumarkieren klicken Sie mit gedrückter CTRL-Taste in die Zeilennummer am linken Bildschirmrand
  3. Um eine ganze Spalte mit zumarkieren klicken sie mit gedrückter CTRL-Taste in den Spaltenbuchstaben am oberen Sheet-Rand (z.B. A)
  4. Sobald alle gewünschten Felder schwarz markiert sind (Achtung: das letzte ange- klickte bleibt weiss) können Sie die gewünschte Formatierung einmal einstellen.
  5. Fertig: wenn Sie jetzt ohne CTRL in ein Feld klicken, verschwindet die Markierung und die neue Formatierung wird sichtbar.
Microsoft Office Tipps

Mit diesen Tipps bringen sie ihr Microsoft Office auf Trap.


In Microsoft Office 2013 die Hardwarebeschleunigung deaktivieren

Wenn die Grafikausstattung des Systems nicht vollständig mit Office 2013 funktioniert, kann dies zu Problemen führen. Ein Deaktivieren der Hardwarebeschleunigung kann das Problem beheben.

Gleich eine ganze Reihe von Fehlermeldungen kann darauf hinweisen, dass es zwischen Grafik und Office 2013 nicht läuft. Etwa wenn ein Office-Programm unscharf dargestellt wird, oder den Text in einem Dokument nicht korrekt angezeigt wird. Auch wenn Office-Programme immer abstürzen, kann der folgende Tipp zumindest eine Lösung sein, die sich schnell umsetzten lässt.

Um die Hardwarebeschleunigung zu deaktivieren, starten Sie eine der Office-Anwendungen wie Excel 2013 oder Word 2013 und gehen Sie auf Datei/Optionen. In den Optionen wechseln Sie zu dem Punkt Erweitert. Scrollen Sie in dem Bereich Erweitert bis zu dem Punkt Anzeige. Dort finden Sie die Option Hardwaregrafikbeschleunigung deaktivieren. Wenn Sie diese auswählen, wird die Beschleunigung deaktiviert.

Es kann erforderlich sein unter Windows 7 die Hardwarebeschleunigung zu deaktivieren, während dies unter Windows 8 nicht nötig ist. Bei problematischen Zusammenhänge deaktiviert Office die Funktion automatisch.

PowerPoint Format 16:9 oder 4:3 einstellen

  1. PowerPoint öffnen und wechseln sie im Menü in den Tab „Entwurf“.
  2. Hier klicken sie auf „Foliengröße“ beziehungsweise bei älteren PowerPoint-Versionen auf „Seite einrichten“.
  3. Unter „Papierform“ können Sie nun das gewünschte Format auswählen. Neben den Klassikern 16:9 und 4:3 stehen ihnen zahlreiche weitere Formate zur Verfügung.
  4. Speichern Sie Ihre Einstellungen anschließend mit „OK“.
  5. Da sich mit dem Seitenverhältnis auch das Format des Textes und der Grafiken ändert, müssen sie jetzt entscheiden, wie PowerPoint verfahren soll.
  6. Wählen sie „Maximieren“, wenn der Inhalt Ihrer Folien einfach vergrößert werden soll. Hier laufen sie Gefahr, dass einige Bilder nicht wie gewohnt angezeigt werden. Entscheiden sie sich stattdessen für „Passend skalieren“, um Bilder und Text genau an das neue Format anzupassen.

PowerPoint: Eigenes Papier und PowerPoint Format erstellen und aktivieren

Wenn sie mit den Formatvorlagen in PowerPoint nicht zufrieden sind, kann der Benutzer auch sein eigenes Format erstellen und damit die Foliengrößen selbst festlegen. Speichern sie die neue Formatvorlage anschließend als Entwurf, damit sie das Format nicht bei jeder Präsentation ändern müssen.

  1. Öffnen Sie dazu den Tab „Entwurf“ und klicken sie auf „“Seite einrichten“.
  2. Bei „Papierform“ entscheidet der Benutzer sich für den Eintrag „Benutzerdefiniert“.
  3. Anschließend geben Sie die gewünschte Höhe und Breite ihrer neuen Vorlage ein und übernehmen die Einstellungen mit „OK“.
  4. Klicken sie im Reiter „Entwurf“ mit der rechten Maustaste auf ihr aktuelles Layout.
  5. Anschließend wählen sie den Eintrag „Als Standarddesign festlegen“ aus. Beim nächsten Start von PowerPoint ist damit automatisch ihr eigen erstelltes Format aktiviert.

Verteiler und Kontaktgruppe in Outlook bearbeitenn

Hat sich in ihrer Kontaktgruppe etwas geändert, können sie die Liste jederzeit in Outlook bearbeiten. Wir zeigen ihnen, welche Änderungen der Benutzer vornehmen kann. So bleibt der Verteiler immer auf dem neusten Stand.

  1. Schreiben sie eine neue E-Mail und geben als Empfänger die gewünschte Kontaktgruppe ein.
  2. Klicken sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Namen und wählen sie die Option „Kontakt bearbeiten“.
  3. Passen sie den Verteiler nach ihren Wünschen an.
  4. Wählen sie oben „Mitglieder hinzufügen“ oder „Mitglieder entfernen“ aus, um die zu bearbeiten.
  5. Bestätigen sie ihre Änderungen anschliessend oben links mit dem Button „Speichern & Schließen“.

Word: Dokumente gleichzeitig bearbeiten

Öffnen sie das gewünschte Word-Dokument und wählen oben links die Registerkarte „Datei“ aus. In der Kategorie „Freigeben“ können sie das Dokument in OneDrive oder auf dem SharePoint Wenn der Benutzer Dokumente im Word gleichzeitig bearbeiten möchte, ist dieses Vorhaben nur unt

  1. Öffnen sie das gewünschte Word-Dokument und wählen oben links die Registerkarte „Datei“ aus.
  2. In der Kategorie „Freigeben“ können sie das Dokument in OneDrive oder auf dem SharePoint speichern.
  3. Wenn das Dokument auf einem SharePoint Server gespeichert ist, können die Mitarbeiter die Datei über den gewählten Speicherort öffnen.
  4. Um OneDrive zu nutzen, loggt sich der Benutzer auf OneDrive ein. Anschliessen wird das gewünschte Dokument ausgewählt und auf „In Word öffnen“ geklickt.

Datum und Uhrzeit mit Shortcuts in Word einfügen

Anhand von zwei Shortcuts fügt der Benutzer Datum und Uhrzeit im Word ein. Zwei andere Shortcuts aktualisieren oder fixieren den Eintrag. Ein dynamisches Datum ist für Briefvorlagen sinnvoll, eine statische Uhrzeit für Dokumentationen.

  1. Der Benutzer drückt die Tastenkombination [Alt] + [Umschalt] + [D], um das aktuelle Datum einzufügen.
  2. Mittels [Alt] + [Umschalt] + [T] fügen der Benutzer die aktuelle Uhrzeit ein.
  3. Möchte der Benutzer die Uhrzeit aktualisieren, klickt er auf das eingefügte Zeit-Feld und drückt die Taste [F9].
  4. Um Datum und Uhrzeit zu fixieren, klickt der Benutzer auf das jeweilige Feld und drückt gleichzeitig [Strg] + [Umschalt] + [F9]. Ohne diese Eingabe aktualisiert sich der Eintrag bei jedem Neustart des Word-Dokuments.

PDF in Excel umwandeln

Ein PDF-Dokument mit vielen Formeln und Tabellen kann man in Excel umwandeln und dort weiterbearbeiten. Mit einem speziellen Converter ist dieser Vorgang kinderleicht.
Wenn der Benutzer ein PDF in eine Excel Datei konvertieren will, gibt es den kostenlosen „PDF To Excel Converter“.

    1. Starten Sie den Download der Freeware und missachten Sie nach der Installation den Warnhinweis, indem Sie auf „Ausführen“ klicken.
    2. Klicken Sie nun auf das grüne Plus-Symbol links oben in der Menüleiste, um dem PDF-Konverter eine Datei hinzuzufügen. Dadurch werden Sie zu Ihren Ordnern weitergeleitet, aus denen Sie die gewünschte PDF-Datei mit einem Klick auf „Öffnen“ auswählen.
    3. Zuletzt starten Sie die Umwandlung der PDF-Datei in eine Excel-Datei, indem Sie den Button „Start Converting Now“ betätigen. In Ihrem Ordner erscheint die Datei schon nach wenigen Sekunden als Excel-Datei und kann nun mit Excel geöffnet werden.
Office-Dateien zu Kontakten verknüpfen

Arbeiten Sie mit den Outlook-Kontaktadressen? Wenn ja, es gibt eine einfache Möglichkeit erstellte Dokumente für einen Kunden, z.B. Offerten, Rechnungen, etc. automatisch mit der Kundenadresse zu verknüpfen, zu verbinden.


Office-Dateien zu Kontakten verknüpfen


Dies erleichtert Ihnen das oft zeitaufwendige Suchen von gespeicherten Dateien
Vorgehen:

  1. Office-Dokument Word/Excel/etc. ganz normal speichern
  2. Starten Sie Outlook und wechseln Sie zu den Kontakten
  3. Wählen Sie einen Kunden mit Doppelklick aus und positionieren Sie den Cursor ins grosse Textfeld.
  4. Einfügen Datei öffnet die Ansicht des Arbeitsplatzes. Sie können jetzt Ihr Offertdokument, welches Sie diesem Kunden zuordnen möchten suchen und mit
  5. Einfügen als Verknüpfung einfügen (wichtig!! mit Pfeil rechts von Einfügen als Verknüpfung auswählen) dem Kontakt zuordnen. Es erscheint ein entsprechendes Verknüpfungs-Symbol von Word/Excel etc. im weissen Textfeld.
  6. Mit Doppelklick auf dieses Symbol kann die Offerte später rasch und sehr effizient – ohne langes Suchen in div. Verzeichnissen – von seinem Original Speicherort aus gestartet werden.
  7. Wählen Sie nur Einfügen ohne Verknüfung einfügen, wird das Dokument mit dem aktuellen Stand eingefügt und bei einer allfälligen späteren Änderung in Ihrem Outlook nicht aktualisiert.

Hinweis
Es können auch Links, resp. Verbindungen innerhalb von Outlook hergestellt werden. In der Praxis ist es oft von Vorteil, wenn ein wichtiges Kundenmail direkt dem Kontakt/Kunde zugeordnet wird. Vorgehen wie oben beschrieben. Unterschied: wählen Sie statt Einfügen Datei, Einfügen Element und bestimmen Sie das Mail das mit der Adresse verknüpft werden soll.

Schnelles Finden von Textstellen mit Textmarken

Sie erstellen ein mehrseitiges Dokument, einen mehrseitigen Brief. Einzelne Stellen werden im Laufe der Zeit mehrfach abgeändert. Anstatt die einzelnen Textpositionen zum Überschreiben manuell anzusteuern, kann mit Textmarken gearbeitet werden


Schnelles Finden von Textstellen mit Textmarken
Vorgehen:

  1. Beispiel einmaliges Erstellen von Textmarkenpositionen: Der Betreff des Dokuments soll über eine Textmarke gesteuert werden. Markieren Sie die Betreffzeile
  2. Wählen Sie jetzt Einfügen Textmarke und geben Sie den Textmarken-Namen, z.B. Betreff ein. (Der Betreff wird mit eckigen Klammern eingerahmt)
  3. Beispiel Anspringen der Textmarkenposition: Um den Betreff jetzt zu ändern muss die Textmarke Betreff angesteuert werden: F5 und Textmarke Betreff auswählen

    Der alte Betreff wird markiert und der neue Betreff kann eingetippt werden.

Hinweis
In einem Dokument können beliebig viele Textmarken/Hilfepositionen definiert werden. Es empfiehlt sich für die Praxis, die Textmarken-Namen möglichst ’nah der Position‘ im Dokument zu vergeben , wie im Beispiel der Betreffzeile, Betreff. So sind die Textmarken auch nach längerer Zeit einfach zuzuordnen.

Schützen von wichtigen Dokumenten

Diesen Monat gehen wir darauf ein, wie vertrauliche Dokumente geschützt werden können ohne dass sie jedesmal via Diskette geladen werden müssen. Erst nach Eingabe eines Passwortes kann das geschützte Dokument geöffnet, eingesehen, gedruckt oder geändert werden.


Schützen von wichtigen Dokumenten
Vorgehen Passwort definieren:

  1. Öffnen Sie das Dokument und wählen Sie Datei – speichern unter
  2. Im „Speichern unter“-Dialog klicken Sie auf Tools, Allgemeine Optionen, Öffnen und Ändern, Schreibschutz
  3. Bei Kennwort für „Lese-/Schreibzugriff“ geben Sie bitte das Passwort ein Tipp: alles kleine Buchstaben !
  4. Sie werden aufgefordert, das Passwort zu bestätigen und können dann das Dialogfeld mit Klick auf Speichern verlassen


Vorgehen Passwort entfernen:

  1. Gehen Sie analog dem Verfahren bei Passwort definieren vor.
  2. Löschen Sie beim Dialogfeld Kennwort die ****** mit der DEL-Taste
  3. Speichern.
  4. Das Dokument kann jetzt wieder ohne Passwort geöffnet werden

Hinweis
Wenn Sie das Dokument nur mit Schreibschutz sperren, ohne Leseschutz, kann das Dokument ohne Passwort geöffnet – der Inhalt gelesen – werden, jedoch nicht verändert oder überschrieben werden, da der Schreibschutz aktiviert wurde.
Sperren von Dokumenten nur mit Schreibschutz:
Verfahren analog oben, aber Passwort nur bei: ‚Kennwort zum Aufheben des Schreibschutzes‘ eingeben. Diese Variante kann in der Praxis auch oft ‚zum eigenen Schutz…‘ vor dem Überschreiben angewandt werden.

Standard Schriftart einstellen

Vorgehen:

  1. Format Zeichen
  2. Wunschschriftart einmalig einstellen mit Farbe, Stil, Grösse, etc.
  3. STANDARD-Knopf anklicken
  4. Word beenden. Frage ‚Möchten Sie die Änderungen in der Normal.dot speichern?‘ mit JA übernehmen (Falls der Dialog nicht erscheint, wird die Datei automatisch im Hintergrund gespeichert).
  5. Fertig! Alle neuen Dokumente werden in der neu definierten Standardschrift aufbereitet

Hinweis
Alle Grundeinstellung, zu welchen auch das Einstellen der Standardschriftart gehört, werden in der Dokumentvorlage Normal.dot gespeichert. Benötigt man also auf weiteren PC’s gleiche Word Grundeinstellungen kann lediglich diese Datei kopiert werden.

Tabellen und Word ...

Das Bearbeiten von erstellten Wordtabellen kann manchmal ärgerlich und zeitraubend sein. Vorallem dann, wenn die einzelnen Spalten zu klein oder gross sind und diese nachträglich bearbeitet werden müssen oder wenn die Formate nicht mehr überblickbar sind. Hier drei Praxis-Tipps zur ‚Nachbearbeitung‘ von Wordtabellen:


Tabellen und Word …
Spaltenbreite verändern ohne dass die danebenliegenden Spalten breiter oder schmäler werden:

  1. Mit der Maus genau auf die Spaltentrennlinie klicken
  2. Gleichzeitig die „Shift-Taste“ drücken und die Spalte durch Ziehen mit der Maus verbreitern oder verkleinern. Die Spalten links werden so nicht verändert und behalten Ihre ursprüngliche Breite!


Teil einer bestehenden Wordtabelle in eine ’normale‘ Tabulatorliste umwandeln:

  1. Tabellenteil markieren
  2. Aus dem Menü „Tabelle / Umwandeln / Tabelle in Text“ wählen und Text trennen durch Tabstopps
  3. Tabellentools, Layout, Gruppe Daten in Text konvertieren


Genaue Spaltenbreite in CM per Mausklick anzeigen

  1. „ALT – Taste“ drücken und mit der Maus auf irgend eine Spaltentrennlinie im Lineal klicken
  2. Die genaue Spaltenbreite jeder Spalte wird im Lineal in Zentimter eingeblendet
Tipps und Tricks Windows 10

Ältere Softwares und Anwendungen im aktuellen Windows starten

  1. Im Windows 10 gibt es eine Funktion mit dem sie ältere Anwendungen ins aktuelle Betriebssystem laden können. Sie müssen die Ausführungsdatei (.exe) suchen und dort einen Rechtsklick mit der Maus vornehmen.

  2. Wählen sie sie die Option Eigenschaften aus, somit öffnet sich ein weiteres Fenster. Nun folgt ein Klick auf den Reiter Kompatibilität.
    Damit Sie die Anwendung starten können müssen sie ein Häkchen bei der Funktion „Programm im Kompatibilitätsmodus öffnen“. Nun können sie eine beliebige Version vis zu Windows Vista auswählen und mit OK ausführen lassen.

Im neuen Edge-Browser gespeicherte Passwörter verwalten.

Microsoft Edge hat einen Passwort-Manager integriert, mit dem Sie Passwörter speichern und verwalten können. Wenn sie Edge gestartet haben müssen Sie oben rechts auf die drei Punkte klicken. Wählen Sie im Dropdown Menü den Punkt „Einstellungen“ aus, scrollen bis sie die Option „Erweiterte Einstellungen anzeigen“ anklicken können. Unter Privatsphäre Einstellungen können Sie nicht nur das Speichern von Passwörtern generell an oder abschalten, sondern auch gespeicherte Passwörter verwalten.

Wenn Sie diese Einstellungen ausgewählt haben erscheint ein Übersicht Fenster mit den Webseiten die ein Passwort hinterlegt haben. Mit dem grossen „X“ löschen sie die Einträge, um sie zu bearbeiten müssen sie ein Doppelklick auf die jeweils gewünschte Webseite betätigen. Der gespeicherte Name wird Ihnen offen angezeigt, das Passwort dagegen nicht.

Die Passwörter kann man offen darlegen, indem Sie die Systemsteuerung öffnen. Sie wählen die Kategorie Benutzerkonten aus. Unter dem Punkt „Anmeldeinformationsverwaltung finden Sie alle gespeicherte Passwörter. Nach der Auswahl der Webseite klicken Sie auf einblenden Somit sehen sie das Passwort als Klartext.

So richten Sie eine funktionierende Remote Desktop Verbindung ein
Vorinstallierte Programm in den Betriebssystemen von Windows gehören zu den wichtigsten, so auch die Remote-Desktop-Verbindung. Wenn man nicht direkt am Arbeitsplatz sitzt und gerne auf seinen Rechner zugreifen möchte, der kann dies mit einer Remote Verbindung erstellen.

Es gibt einige Punkte die eingehalten werden müssen:

  1. Beide Rechner im gleichen Netz
  2. Auf dem fernzusteuernden Rechner muss zwingend Windows 7 Professional, Ultimate oder Enterprise installiert sein
  3. Der PC der zum Steuern benutzt wird kann mit jeder Version von Windows 7 betraut sein
  4. Der Port 3389 darf in der Firewall nicht blockiert werden

Nun müssen Sie auf den Rechner der ferngesteuert werden soll einen Rechtsklick auf Computer klicken und Remoteunterstützung und müssen im Fenster Systemeinstellung auf Remote wechseln. In der neuen Übersicht befindet sich der Punkt „Remoteunterstützungsverbindung mit diesem Computer zulassen“ setzten sie ein Häkchen, ausserdem müssen sie die Option „Verbindung von Computern zulassen.“ Damit dieser Schritt beendet werden kann müssen sie den Benutzer auswählen, wenn sie als Administrator angemeldet sind wird dieser automatisch angezeigt ansonsten müssen sie auf hinzufügen klicken. Nachdem müssen Sie den Benutzernamen eingeben, die sich mit dem Computer verbinden dürfen. Auf dem Rechner der steuert öffnen Sie das Startmenu und geben „Remotedesktopverbindung“ ein. Im Feld Computer tragen Sie den Namen oder IP-Adresse des zusteuernden Rechners ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf Verbinden.

Systemsteuerung mithilfe der Windows Eingabesteuerung öffnen

Wenn Sie die Systemsteuerung verwenden möchten können sie das per Eingabeaufforderung öffnen. Um dies umzusetzen müssen sie die Tastenkombination Windows + R drücken. Nun müssen Sie im geöffneten Fenster den Befehl „control“ eingeben und die Taste ENTER drücken.

Trick zum Schnellen Kopieren von Seiteneinstellungen

Alle Einstellungen des Menüs: Datei/Seite einrichten, wie z.B. Seiteneinstellungen (A4 hoch, A4 quer), Zoomansicht für Ausdruck, Kopf- und Fusszeilentexte, etc. lassen sich durch folgenden Trick ganz einfach von einem Tabellenblatt auf ein anderes übertragen:


Trick zum Schnellen Kopieren von Seiteneinstellungen
Vorgehen:

  1. Aktivieren Sie das Tabellenblatt mit den gewünschten Einstellungen durch 1x Anklicken Sie haben in diesem Tabellenblatt, z.B. eine Fuss- und Kopfzeile eingegeben sowie die Randeinstellungen des A4 Querformates umgestellt. All diese Einstellungen können mit folgendem Trick auf weitere Tabellenblätter übernommen werden:
  2. Markieren Sie das ganze Tabellenblatt (Klick auf Rechteck links von A und oberhalb von der Zahl 1)
  3. Drücken Sie jetzt die Shift-Taste (bis am Schluss gedrückt halten) und aktivieren Sie das neue Tabellenblatt (das die Einstellungen erhalten soll)
  4. Bei immer noch gedrückter Shift-Taste wählen Sie jetzt Datei/Seite einrichten und klicken hier nur auf OK = FERTIG!
  5. Um die Gruppierung der Tabellenblätter aufzuheben, klicken Sie wie gewohnt mit der rechten Maustaste in ein Tabellenblatt und wählen Gruppierung aufheben

Hinweis
Mit dieser Aktion kopiert Excel alle Grundeinstellungen der Drucksteuerung und Seiteneinrichtung vom ursprünglichen Tabellenblatt (1.) auf absolut schnellste Weise in das neue Tabellenblatt. Einfach genial und zeitsparend, nicht?

Umstellen der Mass-Einheit von Zoll auf Zentimeter, etc.

Vorgehen:

  1. Die Masseinheit von Word, vorallem im Lineal sichtbar, kann ohne Anpassung der Systemsteuerung temporär oder fix geändert werden
  2. Unter Extras/Optionen/Allgemein befindet sich unten die entsprechende Einstellung. Es kann zwischen Zoll, Zentimeter, Millimeter, Punkt und Picas gewählt werden. Bei neueren Versionen ist diese Einstellung unter Optionen/Erweitert/Einheiten zu finden.
  3. Obwohl unsere Standardeinstellung meistens sicher Zentimeter bleibt, kann es nach Bedarf einmal Sinn machen auf Punkt oder Zoll umzustellen. Dann z.B. wenn CI-genaue Anweisungen nur in Punkt-Angaben vorhanden sind. So entfällt das mühsame Umrechnen von Punkt auf Zentimeter!

Hinweis
Sobald die Option geändert wurde, müssen/können die Angaben der Seitenränder und z.B. Tabstopps ebenfalls in der entsprechenden Masseinheit eingegeben werden.

Zeitberechnungen mit Minus-Stunden

Sie erstellen in Excel eine Zeiterfassung für die tägliche Arbeitszeiterfassung. Das Tabellenblatt enthält je eine Spalte Start und Ende der Arbeitszeit Vormittag und Nachmittag. Eine fünfte Spalte berechnet die Differenz zwischen Soll-Arbeitszeit pro Tag und effektiver Arbeitszeit.


Problematik:


Sobald die Soll-Arbeitszeit nicht erreicht wird, es also in der fünften Spalte einen Minuswert als Resultat gibt, rechnet Excel nicht in jedem Fall richtig (meistens erscheint ein Formelfehler).

Vorgehen:

  1. Damit es funktioniert: Erstellen sie die Zeiterfassung in Ihrer Tabelle (Datei – Erweitert- Berechnen)
  2. Wählen Sie am Schluss Extras Optionen und aktivieren Sie das Register Berechnung
  3. Aktivieren Sie unter der Rubrik Arbeitsmappe die Option: 1904-Datumswerte und bestätigen Sie mit OK

Hinweis
Durch diese aktivierte Option lassen sich, mit eingestelltem Zell-Zahlenformat Stunde, in einer Formel auch Stunden addieren, deren Summe grösser als 24h ist. Ist die Option deaktivert erscheint bei einem Summenresultat von 25h, die Zahl 1.