Tipps und Tricks

Sicher ist es jedem schon passiert, dass das vorhandene Zahlenformat in Spaltenform statt Zeilenform zur Verfügung steht. Hier beschreiben wir, wie das lästige Abtippen (!) oder mühsame Kopieren umgangen werden kann und Spalten praktisch per Klick in Zeilen ‚umgewandelt‘ werden können.

Um den Dateinamen, inkl. Pfadangaben (z.B. c:datentesttest.xls) in einem Excel – Sheet automatisch anzeigen zu lassen gibt es folgende komfortable Möglichkeit:

Automatische Formel zum Anzeigen des Dateinamens in Zelle

• Geben Sie in Zelle A1 folgende Formel manuell ein:
• =ZELLE(„dateiname“) und mit Enter abschliessen
• Sobald die Datei gespeichert ist wird der Dateiname automatisch in der Zelle A1 angezeigt und aktualisiert.
• Tipp: Schrift sehr klein wählen, da Pfadbezeichnung manchmal sehr lang sein kann…..

Praxistipp
Sollte der Dateiname beim ersten Mal nicht automatisch aktualisiert werden: F9 (manuelle einmalige Aktualisierung des ganzen Sheets) drücken (zudem muss für einen Dateinamen die Datei bereits unter einem bestimmten Namen gespeichert sein, also nicht einfach ein neues Dokument). Die nächsten Male klappts garantiert!

Werbung für Windows 10 entfernen

Der Benutzer stört sich ständig an der Werbung für das Umstellen auf Windows 10? Mit einigen Schritten kann der Benutzer die Werbung entfernen.

Untern rechts bei der Taskleiste bekommt der Benutzer, die Benachrichtigung das ein Update auf Windows 10 verfügbar wäre.

Verantwortlich für die Werbung ist das installierte Windows-Update mit der Bezeichnung KB3035583. Der Benutzer kann diese Meldung deaktivieren in dem er das Update entfernt.

• Windows Updates Verzeichnis unter Systemsteuerung/Windows Update starten
• Installierte Updates auswählen
• Im Suchfeld oben recht das gewünschte Update eingeben „KB3035583“
• Update auswählen
• Auf Deinstallieren klicken
• PC Neustarten
• Zu Windows Update zurückkehren
• Update nochmal suchen
• Deaktivieren
• Rechte Mausklick auf Update und auf ausblenden klicken
• Meldung verschwindet nun

Programme per Shortcut öffnen

Ein Programm öffnet man normalerweise mit einem Doppelklick, jedoch gibt es einen schnelleren und effektiveren Weg, nämlich mit Shortcuts. Um ein solchen Shortcut einem Programm zuzuweisen, klickt man mit der rechten Maustaste auf das Programm und wählt im Kontextmenu der Punkt Eigenschaften aus. Mit den Taste F1 bis F12 kann der User nun den Shortcut für das Programm auswählen.

Die besten Tipps für Shortcuts

„Win“ + „Leertaste“ Alle Fenster erscheinen jetzt transparent.

„Win“ + „Pfeil unten“ Dient zum Minimieren oder Wiederherstellen.

„Win“ + „Pfeil oben“ Damit maximieren Sie ein Fenster am Bildschirm.

„Win“ + Shift“ + „Pfeil rechts“ Mit dieser Tastenkombination wird das Bild auf den rechten Monitor verschoben.

„Win“ + „P“ Die Optionen für den zweiten Monitor erscheinen.

„Win“ + „X“ Diese Tastenkombination zeigt das Mobilitätscenter.

„Win“ + „+“ Damit vergrößern Sie die Bildschirmansicht.

„Win“ + „-“ Und hiermit wird die Bildschirmansicht verkleinert.

Webseiten mit Funktionstasten öffnen

Genauso, wie der Benutzer in einem beliebigen Programm Funktionstasten zum schnellen Starten zuweisen kann, ist dies auch für das Abrufen von Internetseiten möglich. Zum Erstellen der entsprechenden Tastenkürzel benötigen der Benutzer allerdings den Internet Explorer. Um diese Tasten anschliessend zu nutzen, kann der Benutzer jedoch jeden anderen Browser verwenden.

Den Internetexplorer öffnen und im Menu den Punkt „Favoriten/Zu Favoriten hinzufügen/Hinzufügen“ auswählen. Den neuen Favoriten öffnen und mit der rechten Maustaste anklicken. Im Kontextmenü die Option „Eigenschaften“ auswählen. Im nächsten Fenster weist der Benutzer der Internetseite im Eingabefeld „Tastenkombination“, die gewünschte Tastenkombination zu.

In allen Office Programmen besteht alternativ zum Explorer eine schnelle Möglichkeit Dateien direkt im Dialogfenster Öffnen zu verwalten. Dies ist für einfache Aktionen (wie Löschen, Umbenennen, Kopieren, etc.) oft eine schnellere, effizientere und ‚übersichtlichere‘ Variante als mit dem evtl. nicht so vertrauten Explorer.

Vorgehen:

• Sie haben Ihre graphische Aufbereitung der Zahlen, das Diagramm, unterhalb der Werte eingefügt und drucken dies in der Regel auch gemeinsam auf ein A4-Blatt aus (oben Zahlen, unten Diagramm).
• Jetzt benötigen Sie das Diagramm für einen Vortrag 1x auf Foliengrösse A4 und Querformat. Es lohnt sich nicht, diese Formate (Vergrösserung/Ränder/einezelnes Arbeitsblatt, etc.) in Excel entsprechend zu definieren. Denn Excel stellt für diesen Fall eine ‚versteckte‘ Option zur Verfügung:
• Das Diagramm aktivieren => 1x anklicken.
• Mit Datei Drucken oder über das Druckersymbol den Druckjob starten. Das Diagramm wird so automatisch auf A4 Querformat vergrössert (ideal für Präsentationen mit Folien) und ohne die Zahlen ausgedruckt.

Hinweis
Benötigen Sie für den nächsten Ausdruck wieder Zahlen und Diagramm gemeinsam? Mit der Maus neben das Diagramm klicken und Datei Drucken wählen => der Ausdruck erfolgt im gespeichterten festgelegten gewohnten Format mit den Zahlen und dem Diagramm (Kein ‚Rückgängig-Machen‘ oder keine Anpassungen des Papieformats sind nötig)

Bearbeiten / Kopieren haben Sie sicher des öfteren schon angewendet. In den Office-Anwendungen ist es auch möglich, detailliert zu unterscheiden, wie oder was genau aus der Zwischenablage eingefügt werden soll.

Vorgehen:

1. Markieren Sie im Windows-Explorer oder auf Ihrem Desktop das einzufügende Dokument (irgendeineWorddatei.doc).
2. Drücken Sie CTRL-C auf Ihrer Tatstatur um das markierte Dokument zu kopieren. Der vollständige Inhalt der Datei wird in die Zwischenablage kopiert.
3. Öffnen Sie in Microsoft Word ein Dokument und positionieren den Cursor an der Stelle, an welcher der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll.
4. Drücken Sie CTRL-V um das kopierte Dokument einzufügen.
5. Fertig! Sie haben nun ein beliebiges Dokument in ein anderes kopiert.

Kompatibilitätsansicht hinzufügen damit Webgalerie richtig angezeigt werden.

ätten Sie auch schon oft aus einer Tabelle einzelne Bereiche je auf ein einzelnes A4-Blatt drucken müssen? Selbstverständlich ist das möglich, indem man den Druckbereich definiert (Markieren und Datei/Druckbereich festlegen) und anschliessend ausdruckt.

Vorgehen:

1. Definieren Sie an der gewünschten Textstelle, zu der der Hyperlink automatisch wechseln soll, eine Textmarke Textmarken einfügen: Einfügen Textmarke und Name (z.B. T1) eingeben
2. Wechseln Sie zu der Ausgangsposition im Dokument und markieren Sie das Wort, das mit dem Hyperlink hinterlegt werden soll.
3. Wählen Sie: Einfügen / Hyperlink und klicken Sie Textmarke an (rechts unten).
4. Ein neues Fenster wird geöffnet. Hier wählen Sie den entsprechenden Textmarken-Namen an. In unserem Beispiel: Doppelklick auf T1
5. Schliessen Sie das Fenster mit OK
6. Fertig! Der Hyperlink ist hinterlegt => klicken Sie jetzt mit der Maus auf das Wort, wechselt die Ansicht automatisch zu der Stelle mit der Textmarke T1.

Hinweis
Um das Format des Wortes mit dem hinterlegten Hyperlink zu wechseln, muss die Formatvorlage geändert werden.

Kurztasten-Tipps zum effizienten Arbeiten mit langen Dokumenten

Kurzbefehle ohne Maus
Vorgehen:

• Eine bestimmte Seite anspringen: F5 und Seitenzahl eingeben =>Fertig!
• Rechtschreibeprüfung starten: F7
• Synonymwörterbuch (Thesaurus) starten: Shift – F7
• Suchen eines bestimmten Wortes: CTRL – F
• Ersetzen eines Wortes durch ein anderes: CTRL – H
• Speichern des Dokumentes: CTRL – S
• Alle Formatierungen in einer Markierung löschen: CTRL – Shift – N dieser Shortcut stellt den Text der Markierung auf Standard (N=Normal) zurück. Alle Einzüge, Tabulatoren, Formate inkl. Rahmen, etc. werden zurückgestellt! unser TIPP: probieren Sie diesen Shortcut sofort aus: Sie sparen viel Zeit und vorallem auch NERVEN im Korrigieren von Dokumenten!

Hinweis
Die Funktionstastenkombinationen (F1-F12 in Verbindung mit der ALT- oder SHIFT-Taste), die in früheren Office-Versionen funktionierten, funktionieren ab Office2000 nur noch teilweise. Es empfiehlt sich beim Einsatz der Tastenkürzel auf die Shortcuts (z.B. CTRL-SHIFT-F, CTRL-H etc.) ‚umzusteigen‘.

Sie möchten auf einem Excel-Sheet verteilt mehreren Zellen das gleiche Format zuweisen

Mit diesen Tipps bringen sie ihr Microsoft Office auf Trap.

In Microsoft Office 2013 die Hardwarebeschleunigung deaktivieren

Wenn die Grafikausstattung des Systems nicht vollständig mit Office 2013 funktioniert, kann dies zu Problemen führen. Ein Deaktivieren der Hardwarebeschleunigung kann das Problem beheben.

Gleich eine ganze Reihe von Fehlermeldungen kann darauf hinweisen, dass es zwischen Grafik und Office 2013 nicht läuft. Etwa wenn ein Office-Programm unscharf dargestellt wird, oder den Text in einem Dokument nicht korrekt angezeigt wird. Auch wenn Office-Programme immer abstürzen, kann der folgende Tipp zumindest eine Lösung sein, die sich schnell umsetzten lässt.

Um die Hardwarebeschleunigung zu deaktivieren, starten Sie eine der Office-Anwendungen wie Excel 2013 oder Word 2013 und gehen Sie auf Datei/Optionen. In den Optionen wechseln Sie zu dem Punkt Erweitert. Scrollen Sie in dem Bereich Erweitert bis zu dem Punkt Anzeige. Dort finden Sie die Option Hardwaregrafikbeschleunigung deaktivieren. Wenn Sie diese auswählen, wird die Beschleunigung deaktiviert.

Es kann erforderlich sein unter Windows 7 die Hardwarebeschleunigung zu deaktivieren, während dies unter Windows 8 nicht nötig ist. Bei problematischen Zusammenhänge deaktiviert Office die Funktion automatisch.

PowerPoint Format 16:9 oder 4:3 einstellen

1. PowerPoint öffnen und wechseln sie im Menü in den Tab „Entwurf“.
2. Hier klicken sie auf „Foliengröße“ beziehungsweise bei älteren PowerPoint-Versionen auf „Seite einrichten“.
3. Unter „Papierform“ können Sie nun das gewünschte Format auswählen. Neben den Klassikern 16:9 und 4:3 stehen ihnen zahlreiche weitere Formate zur Verfügung.
4. Speichern Sie Ihre Einstellungen anschließend mit „OK“.
5. Da sich mit dem Seitenverhältnis auch das Format des Textes und der Grafiken ändert, müssen sie jetzt entscheiden, wie PowerPoint verfahren soll.
6. Wählen sie „Maximieren“, wenn der Inhalt Ihrer Folien einfach vergrößert werden soll. Hier laufen sie Gefahr, dass einige Bilder nicht wie gewohnt angezeigt werden. Entscheiden sie sich stattdessen für „Passend skalieren“, um Bilder und Text genau an das neue Format anzupassen.

PowerPoint: Eigenes Papier und PowerPoint Format erstellen und aktivieren

Wenn sie mit den Formatvorlagen in PowerPoint nicht zufrieden sind, kann der Benutzer auch sein eigenes Format erstellen und damit die Foliengrößen selbst festlegen. Speichern sie die neue Formatvorlage anschließend als Entwurf, damit sie das Format nicht bei jeder Präsentation ändern müssen.

1. Öffnen Sie dazu den Tab „Entwurf“ und klicken sie auf „“Seite einrichten“.
2. Bei „Papierform“ entscheidet der Benutzer sich für den Eintrag „Benutzerdefiniert“.
3. Anschließend geben Sie die gewünschte Höhe und Breite ihrer neuen Vorlage ein und übernehmen die Einstellungen mit „OK“.
4. Klicken sie im Reiter „Entwurf“ mit der rechten Maustaste auf ihr aktuelles Layout.
5. Anschließend wählen sie den Eintrag „Als Standarddesign festlegen“ aus. Beim nächsten Start von PowerPoint ist damit automatisch ihr eigen erstelltes Format aktiviert.

Verteiler und Kontaktgruppe in Outlook bearbeitenn

Hat sich in ihrer Kontaktgruppe etwas geändert, können sie die Liste jederzeit in Outlook bearbeiten. Wir zeigen ihnen, welche Änderungen der Benutzer vornehmen kann. So bleibt der Verteiler immer auf dem neusten Stand.

1. Schreiben sie eine neue E-Mail und geben als Empfänger die gewünschte Kontaktgruppe ein.
2. Klicken sie anschließend mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Namen und wählen sie die Option „Kontakt bearbeiten“.
3. Passen sie den Verteiler nach ihren Wünschen an.
4. Wählen sie oben „Mitglieder hinzufügen“ oder „Mitglieder entfernen“ aus, um die zu bearbeiten.
5. Bestätigen sie ihre Änderungen anschliessend oben links mit dem Button „Speichern & Schließen“.

Word: Dokumente gleichzeitig bearbeiten

Öffnen sie das gewünschte Word-Dokument und wählen oben links die Registerkarte „Datei“ aus. In der Kategorie „Freigeben“ können sie das Dokument in OneDrive oder auf dem SharePoint Wenn der Benutzer Dokumente im Word gleichzeitig bearbeiten möchte, ist dieses Vorhaben nur unt

1. Öffnen sie das gewünschte Word-Dokument und wählen oben links die Registerkarte „Datei“ aus.
2. In der Kategorie „Freigeben“ können sie das Dokument in OneDrive oder auf dem SharePoint speichern.
3. Wenn das Dokument auf einem SharePoint Server gespeichert ist, können die Mitarbeiter die Datei über den gewählten Speicherort öffnen.
4. Um OneDrive zu nutzen, loggt sich der Benutzer auf OneDrive ein. Anschliessen wird das gewünschte Dokument ausgewählt und auf „In Word öffnen“ geklickt.

Datum und Uhrzeit mit Shortcuts in Word einfügen

Anhand von zwei Shortcuts fügt der Benutzer Datum und Uhrzeit im Word ein. Zwei andere Shortcuts aktualisieren oder fixieren den Eintrag. Ein dynamisches Datum ist für Briefvorlagen sinnvoll, eine statische Uhrzeit für Dokumentationen.

1. Der Benutzer drückt die Tastenkombination [Alt] + [Umschalt] + [D], um das aktuelle Datum einzufügen.
2. Mittels [Alt] + [Umschalt] + [T] fügen der Benutzer die aktuelle Uhrzeit ein.
3. Möchte der Benutzer die Uhrzeit aktualisieren, klickt er auf das eingefügte Zeit-Feld und drückt die Taste [F9].
4. Um Datum und Uhrzeit zu fixieren, klickt der Benutzer auf das jeweilige Feld und drückt gleichzeitig [Strg] + [Umschalt] + [F9]. Ohne diese Eingabe aktualisiert sich der Eintrag bei jedem Neustart des Word-Dokuments.

PDF in Excel umwandeln

Ein PDF-Dokument mit vielen Formeln und Tabellen kann man in Excel umwandeln und dort weiterbearbeiten. Mit einem speziellen Converter ist dieser Vorgang kinderleicht.
Wenn der Benutzer ein PDF in eine Excel Datei konvertieren will, gibt es den kostenlosen „PDF To Excel Converter“.

• 1. Starten Sie den Download der Freeware und missachten Sie nach der Installation den Warnhinweis, indem Sie auf „Ausführen“ klicken.
  2. Klicken Sie nun auf das grüne Plus-Symbol links oben in der Menüleiste, um dem PDF-Konverter eine Datei hinzuzufügen. Dadurch werden Sie zu Ihren Ordnern weitergeleitet, aus denen Sie die gewünschte PDF-Datei mit einem Klick auf „Öffnen“ auswählen.
  3. Zuletzt starten Sie die Umwandlung der PDF-Datei in eine Excel-Datei, indem Sie den Button „Start Converting Now“ betätigen. In Ihrem Ordner erscheint die Datei schon nach wenigen Sekunden als Excel-Datei und kann nun mit Excel geöffnet werden.

Arbeiten Sie mit den Outlook-Kontaktadressen? Wenn ja, es gibt eine einfache Möglichkeit erstellte Dokumente für einen Kunden, z.B. Offerten, Rechnungen, etc. automatisch mit der Kundenadresse zu verknüpfen, zu verbinden.

Sie erstellen ein mehrseitiges Dokument, einen mehrseitigen Brief. Einzelne Stellen werden im Laufe der Zeit mehrfach abgeändert. Anstatt die einzelnen Textpositionen zum Überschreiben manuell anzusteuern, kann mit Textmarken gearbeitet werden

Diesen Monat gehen wir darauf ein, wie vertrauliche Dokumente geschützt werden können ohne dass sie jedesmal via Diskette geladen werden müssen. Erst nach Eingabe eines Passwortes kann das geschützte Dokument geöffnet, eingesehen, gedruckt oder geändert werden.

Das Bearbeiten von erstellten Wordtabellen kann manchmal ärgerlich und zeitraubend sein. Vorallem dann, wenn die einzelnen Spalten zu klein oder gross sind und diese nachträglich bearbeitet werden müssen oder wenn die Formate nicht mehr überblickbar sind. Hier drei Praxis-Tipps zur ‚Nachbearbeitung‘ von Wordtabellen:

Ältere Softwares und Anwendungen im aktuellen Windows starten

1. Im Windows 10 gibt es eine Funktion mit dem sie ältere Anwendungen ins aktuelle Betriebssystem laden können. Sie müssen die Ausführungsdatei (.exe) suchen und dort einen Rechtsklick mit der Maus vornehmen.

2. Wählen sie sie die Option Eigenschaften aus, somit öffnet sich ein weiteres Fenster. Nun folgt ein Klick auf den Reiter Kompatibilität.
   Damit Sie die Anwendung starten können müssen sie ein Häkchen bei der Funktion „Programm im Kompatibilitätsmodus öffnen“. Nun können sie eine beliebige Version vis zu Windows Vista auswählen und mit OK ausführen lassen.

Im neuen Edge-Browser gespeicherte Passwörter verwalten.

Microsoft Edge hat einen Passwort-Manager integriert, mit dem Sie Passwörter speichern und verwalten können. Wenn sie Edge gestartet haben müssen Sie oben rechts auf die drei Punkte klicken. Wählen Sie im Dropdown Menü den Punkt „Einstellungen“ aus, scrollen bis sie die Option „Erweiterte Einstellungen anzeigen“ anklicken können. Unter Privatsphäre Einstellungen können Sie nicht nur das Speichern von Passwörtern generell an oder abschalten, sondern auch gespeicherte Passwörter verwalten.

Wenn Sie diese Einstellungen ausgewählt haben erscheint ein Übersicht Fenster mit den Webseiten die ein Passwort hinterlegt haben. Mit dem grossen „X“ löschen sie die Einträge, um sie zu bearbeiten müssen sie ein Doppelklick auf die jeweils gewünschte Webseite betätigen. Der gespeicherte Name wird Ihnen offen angezeigt, das Passwort dagegen nicht.

Die Passwörter kann man offen darlegen, indem Sie die Systemsteuerung öffnen. Sie wählen die Kategorie Benutzerkonten aus. Unter dem Punkt „Anmeldeinformationsverwaltung finden Sie alle gespeicherte Passwörter. Nach der Auswahl der Webseite klicken Sie auf einblenden Somit sehen sie das Passwort als Klartext.

So richten Sie eine funktionierende Remote Desktop Verbindung ein
Vorinstallierte Programm in den Betriebssystemen von Windows gehören zu den wichtigsten, so auch die Remote-Desktop-Verbindung. Wenn man nicht direkt am Arbeitsplatz sitzt und gerne auf seinen Rechner zugreifen möchte, der kann dies mit einer Remote Verbindung erstellen.

Es gibt einige Punkte die eingehalten werden müssen:

1. Beide Rechner im gleichen Netz
   
2. Auf dem fernzusteuernden Rechner muss zwingend Windows 7 Professional, Ultimate oder Enterprise installiert sein
   
3. Der PC der zum Steuern benutzt wird kann mit jeder Version von Windows 7 betraut sein
   
4. Der Port 3389 darf in der Firewall nicht blockiert werden
   

Nun müssen Sie auf den Rechner der ferngesteuert werden soll einen Rechtsklick auf Computer klicken und Remoteunterstützung und müssen im Fenster Systemeinstellung auf Remote wechseln. In der neuen Übersicht befindet sich der Punkt „Remoteunterstützungsverbindung mit diesem Computer zulassen“ setzten sie ein Häkchen, ausserdem müssen sie die Option „Verbindung von Computern zulassen.“ Damit dieser Schritt beendet werden kann müssen sie den Benutzer auswählen, wenn sie als Administrator angemeldet sind wird dieser automatisch angezeigt ansonsten müssen sie auf hinzufügen klicken. Nachdem müssen Sie den Benutzernamen eingeben, die sich mit dem Computer verbinden dürfen. Auf dem Rechner der steuert öffnen Sie das Startmenu und geben „Remotedesktopverbindung“ ein. Im Feld Computer tragen Sie den Namen oder IP-Adresse des zusteuernden Rechners ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf Verbinden.

Systemsteuerung mithilfe der Windows Eingabesteuerung öffnen

Wenn Sie die Systemsteuerung verwenden möchten können sie das per Eingabeaufforderung öffnen. Um dies umzusetzen müssen sie die Tastenkombination Windows + R drücken. Nun müssen Sie im geöffneten Fenster den Befehl „control“ eingeben und die Taste ENTER drücken.

Alle Einstellungen des Menüs: Datei/Seite einrichten, wie z.B. Seiteneinstellungen (A4 hoch, A4 quer), Zoomansicht für Ausdruck, Kopf- und Fusszeilentexte, etc. lassen sich durch folgenden Trick ganz einfach von einem Tabellenblatt auf ein anderes übertragen:

Vorgehen:

1. Die Masseinheit von Word, vorallem im Lineal sichtbar, kann ohne Anpassung der Systemsteuerung temporär oder fix geändert werden
2. Unter Extras/Optionen/Allgemein befindet sich unten die entsprechende Einstellung. Es kann zwischen Zoll, Zentimeter, Millimeter, Punkt und Picas gewählt werden. Bei neueren Versionen ist diese Einstellung unter Optionen/Erweitert/Einheiten zu finden.
3. Obwohl unsere Standardeinstellung meistens sicher Zentimeter bleibt, kann es nach Bedarf einmal Sinn machen auf Punkt oder Zoll umzustellen. Dann z.B. wenn CI-genaue Anweisungen nur in Punkt-Angaben vorhanden sind. So entfällt das mühsame Umrechnen von Punkt auf Zentimeter!

Hinweis
Sobald die Option geändert wurde, müssen/können die Angaben der Seitenränder und z.B. Tabstopps ebenfalls in der entsprechenden Masseinheit eingegeben werden.

Sie erstellen in Excel eine Zeiterfassung für die tägliche Arbeitszeiterfassung. Das Tabellenblatt enthält je eine Spalte Start und Ende der Arbeitszeit Vormittag und Nachmittag. Eine fünfte Spalte berechnet die Differenz zwischen Soll-Arbeitszeit pro Tag und effektiver Arbeitszeit.