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Kurztasten-Tipps zum effizienten Arbeiten mit langen Dokumenten

Kurztasten-Tipps zum effizienten Arbeiten mit langen Dokumenten

Kurzbefehle ohne Maus
Vorgehen:

  • Eine bestimmte Seite anspringen: F5 und Seitenzahl eingeben =>Fertig!
  • Rechtschreibeprüfung starten: F7
  • Synonymwörterbuch (Thesaurus) starten: Shift – F7
  • Suchen eines bestimmten Wortes: CTRL – F
  • Ersetzen eines Wortes durch ein anderes: CTRL – H
  • Speichern des Dokumentes: CTRL – S
  • Alle Formatierungen in einer Markierung löschen: CTRL – Shift – N dieser Shortcut stellt den Text der Markierung auf Standard (N=Normal) zurück. Alle Einzüge, Tabulatoren, Formate inkl. Rahmen, etc. werden zurückgestellt! unser TIPP: probieren Sie diesen Shortcut sofort aus: Sie sparen viel Zeit und vorallem auch NERVEN im Korrigieren von Dokumenten!

Hinweis
Die Funktionstastenkombinationen (F1-F12 in Verbindung mit der ALT- oder SHIFT-Taste), die in früheren Office-Versionen funktionierten, funktionieren ab Office2000 nur noch teilweise. Es empfiehlt sich beim Einsatz der Tastenkürzel auf die Shortcuts (z.B. CTRL-SHIFT-F, CTRL-H etc.) ‚umzusteigen‘.

Löschen des Formats von Hyperlinks (blau und unterstrichen)

Ändern der Formatvorlage Hyperlink
Vorgehen:

  1. Jedem Hyperlink, z.B. c.luescher-at-.officecare.ch wird standardmässig automatisch das Format blaue Schriftfarbe und Unterstrichen zugewiesen. Um diese Formatierung zu ändern muss die Standardformatvorlage angepasst werden.
  2. Geben Sie einen Hyperlink in den Text ein und markieren Sie diesen. Wählen Sie FORMAT / FORMATVORLAGE und klicken Sie auf der linken Seite auf Hyperlink.
  3. Klicken Sie unten auf den BEARBEITEN und dann auf FORMAT / ZEICHEN
  4. Wechseln Sie bei Unterstreichung auf OHNE und bei Schriftfarbe auf Automatisch.
  5. Damit die Änderung auch in neuen Dokumenten wirksam ist, aktivieren Sie die Box Zur Dokumentvorlage hinzufügen. Dann OK wählen.
  6. Fertig: bei der nächsten Eingabe eines Hyperlinks wird die jetzt definierter Standardschrift verwendet.

Hinweis
Formatvorlagen werden – falls keine anderen Angaben gemacht werden – immer in der Vorlage NORMAL.DOT gespeichert. Tipp: Vor dem Abändern von Formatvorlagen eine Sicherungskopie der Original Normal.dot anfertigen.

Schnelles Finden von Textstellen mit Textmarken

Sie erstellen ein mehrseitiges Dokument, einen mehrseitigen Brief. Einzelne Stellen werden im Laufe der Zeit mehrfach abgeändert. Anstatt die einzelnen Textpositionen zum Überschreiben manuell anzusteuern, kann mit Textmarken gearbeitet werden


Schnelles Finden von Textstellen mit Textmarken
Vorgehen:

  1. Beispiel einmaliges Erstellen von Textmarkenpositionen: Der Betreff des Dokuments soll über eine Textmarke gesteuert werden. Markieren Sie die Betreffzeile
  2. Wählen Sie jetzt Einfügen Textmarke und geben Sie den Textmarken-Namen, z.B. Betreff ein. (Der Betreff wird mit eckigen Klammern eingerahmt)
  3. Beispiel Anspringen der Textmarkenposition: Um den Betreff jetzt zu ändern muss die Textmarke Betreff angesteuert werden: F5 und Textmarke Betreff auswählen

    Der alte Betreff wird markiert und der neue Betreff kann eingetippt werden.

Hinweis
In einem Dokument können beliebig viele Textmarken/Hilfepositionen definiert werden. Es empfiehlt sich für die Praxis, die Textmarken-Namen möglichst ’nah der Position‘ im Dokument zu vergeben , wie im Beispiel der Betreffzeile, Betreff. So sind die Textmarken auch nach längerer Zeit einfach zuzuordnen.

Standard Schriftart einstellen

Vorgehen:

  1. Format Zeichen
  2. Wunschschriftart einmalig einstellen mit Farbe, Stil, Grösse, etc.
  3. STANDARD-Knopf anklicken
  4. Word beenden. Frage ‚Möchten Sie die Änderungen in der Normal.dot speichern?‘ mit JA übernehmen (Falls der Dialog nicht erscheint, wird die Datei automatisch im Hintergrund gespeichert).
  5. Fertig! Alle neuen Dokumente werden in der neu definierten Standardschrift aufbereitet

Hinweis
Alle Grundeinstellung, zu welchen auch das Einstellen der Standardschriftart gehört, werden in der Dokumentvorlage Normal.dot gespeichert. Benötigt man also auf weiteren PC’s gleiche Word Grundeinstellungen kann lediglich diese Datei kopiert werden.

Umstellen der Mass-Einheit von Zoll auf Zentimeter, etc.

Vorgehen:

  1. Die Masseinheit von Word, vorallem im Lineal sichtbar, kann ohne Anpassung der Systemsteuerung temporär oder fix geändert werden
  2. Unter Extras/Optionen/Allgemein befindet sich unten die entsprechende Einstellung. Es kann zwischen Zoll, Zentimeter, Millimeter, Punkt und Picas gewählt werden. Bei neueren Versionen ist diese Einstellung unter Optionen/Erweitert/Einheiten zu finden.
  3. Obwohl unsere Standardeinstellung meistens sicher Zentimeter bleibt, kann es nach Bedarf einmal Sinn machen auf Punkt oder Zoll umzustellen. Dann z.B. wenn CI-genaue Anweisungen nur in Punkt-Angaben vorhanden sind. So entfällt das mühsame Umrechnen von Punkt auf Zentimeter!

Hinweis
Sobald die Option geändert wurde, müssen/können die Angaben der Seitenränder und z.B. Tabstopps ebenfalls in der entsprechenden Masseinheit eingegeben werden.